Sansan

OCRデータとは・即時転送の流れと注意点について

ここではSalesforce連携の「名刺の転送タイミング」で「OCRデータを用いて即時転送する」を選択した際の挙動についてご説明いたします。
OCRデータを用いた即時転送は、名刺登録後、すぐにSalesforce上で商談情報等を登録したい場合に適しています。

 

OCRデータとは

画像データを元にコンピューターが自動で読み取り、文字に変換したデータ
※精度が高くないため、実際に名刺に印字されている内容と一部異なっていることがあります。
※Sansanではデータ入力が完了するまでの間、一時的にOCRデータを利用しています。 データ入力後、OCRデータを正確なデータで上書きします。

即時転送利用にあたっての Salesforce の設定

Salesforceの重複管理内の重複レコードの作成ルールは、必ず「許可」に設定しておいてください。

名刺登録後の情報連携の流れ

(1)名刺をスキャン

(2)OCRデータをSansan内で作成

(3)OCRデータをSalesforceに転送
※この時点でSalesforceの転送先オブジェクトに新規レコードが作成されるため、商談の紐付などがSalesforce上で行えるようになります。
※OCRデータの場合は、Salesforce上のカスタム項目「データ入力中」にチェックが入ります。

一覧画面

 

詳細画面


(4)データ入力が完了

(5)正確な入力データで(3)のSalesforce上のデータを上書き
※Salesforce上のカスタム項目「データ入力中」にチェックが外れます。
※転送する項目に記入していた内容は保存されずに上書きされますのでご注意ください。

(6)Sansanの名寄せ処理が完了

(7)同一条件を満たすSalesforce上のオブジェクトを1つにまとめて最新の情報だけを残します。
※まとめられるオブジェクトの項目に記入していた内容は保存されずに上書きされますのでご注意ください。

同一条件 会社ID/人物ID ID以外(「取引先名」やメールアドレスなど)
対象となるレコード

同一条件を満たす以下のレコード
・即時転送により作成されたレコード
・過去にSansanから転送により作られた中で最新のレコード

同一条件を満たす以下のレコード
・即時転送により作成されたレコード
・過去にSansanから転送により作られた中で最新のレコード
・Sansanからの転送以外の方法で作られたレコード

最新の情報の定義

1.人事異動発令日が新しい順
2.名刺交換日が新しい順
(1が同じ場合は2で比較)

1.人事異動発令日が新しい順
2.名刺交換日が新しい順
3.Salesforce上での最終更新日が新しい順
(1が同じ場合は2で比較,2も同じ場合は3で比較)
その他 最新のレコードで一部の項目がブランクの場合は、値が入っているレコードの中で最新の値を採用

  

即時転送の注意点

  • OCRデータの読み取り結果次第では、転送に失敗することがあります。
    この場合、OCRデータは転送されずデータ化完了後に正確なデータが出来た後に転送されます。
    例:次のような読み間違いをした場合、メールアドレスの形式エラーとなり転送に失敗します。
    (正:sales@dummy.com➜誤:saノes@dummy,com)
  • 対象となる転送方法は「自動転送」のみで、「手動転送」には対応しておりません。
  • 同一取引先/取引先責任者/リードが存在する場合に、「更新しない(何も転送されません)」は選択できず、全て更新されます。