Sansan

【Sansan Data Hub】よくある質問(Salesforce連携)

 

自動/手動関連づけ

Q1. 自動関連づけのボタンがグレーアウトされており、設定できません。なぜですか?

自動関連づけ機能は、ConfigurationSheetに必要事項をご記入のうえ、弊社側の設定作業が完了しないと有効化できません。Sansan Data Hubを使用したSalesforce連携をご利用いただくまでの流れについては、こちらをご参照ください。

 

Q2. 自動関連づけを有効化しましたが、リッチ情報が確認できません。なぜですか?

リッチ情報が格納されているカスタム項目は、各オブジェクトのページレイアウトに追加しないと表示されません。こちらをご参照のうえ、表示したい項目をドラッグアンドドロップで追加してください。

 

Q3. 自動関連づけを有効化しましたが、自動でレコードが作成・更新されません。なぜですか?

自動関連づけに失敗していることが考えられます。こちらをご参照のうえ、トラブルシューティングを実施してください。

 

Q4. 自動関連づけに失敗した場合、原因はどこから確認することができますか?

「名刺」オブジェクトの「自動関連づけエラーメッセージ」項目に原因が表示されます。エラーが解消されると、次回の自動関連づけのタイミングで処理されます。エラーが解消できない場合は、手動関連づけを実施してください。

 

Q5. 手動関連づけの操作方法がわかりません。

こちらを参考に関連づけを行ってください。

 

Q6. 名刺を開くと、「管理設定により、名刺関連づけ機能が無効です。」と表示されます。なぜですか?

「名刺設定」-「手動関連づけ」-「機能を有効または無効にする」の「名刺を関連づける」にチェックがされていないことが考えられます。自動関連づけをご利用している場合も、手動関連づけの設定は必ず実施いただく必要があります。こちらを参考に設定してください。

 

Q7. ダミーデータを使って自動関連づけの検証をしていましたが、関連づけが行われません。なぜですか?

実在しない会社のデータ、または既存名刺を一部改変したデータを使って検証を行った場合、識別ができない、あるいは識別までに時間がかかる場合があります。

※Sansan Data Hub に実在しないデータが取り込まれた場合、Sansan Data Hub がもつ辞書に不正なデータが登録され、処理に影響を及ぼす恐れがあります。検証時には本番環境と同じデータをコピーして使用してください。

 

Q8. 最新名刺を読み込んだ後に古い名刺を取り込んだ場合、どのように更新されますか?

関連づけによって転記される項目
取引先責任者/リードにおいて、「名刺設定」-「関連づけ設定」で設定した転記先項目に反映される名刺情報の更新は、関連づけを行う名刺の「名刺交換日」を比較し、「名刺目交換日」がより新しい日付の名刺で登録・上書きされます。
なお、名刺の名刺交換日が同日同士、または交換日不明(空欄)同士である場合は、「名刺登録日時」がより新しい名刺の情報で登録・上書きされます。

※取引先においては、最後に関連づけした名刺情報で上書きされます。

Sansan Data Hubが更新するカスタム項目(例:「(Sansan人物)〇〇」)
Sansan Data Hubが直接更新するカスタム項目(例:「(Sansan人物)〇〇」)には、Sansan Data HubのAIが最新だと判断した情報を書き込みます。そのため「名刺交換日」や「名刺登録日時」は関係なく、名刺の流通量などを元に判定しています。

 

Q9. 自動関連づけでは、どの情報をもとに企業や人物の判断をしていますか?

会社はSOCをもとに、人物はCI人物IDをもとに判断をしています。

 

Q10. 名刺情報から各オブジェクトへ転記する項目はどこで設定できますか?

「名刺設定」-「関連づけ設定」より「名刺情報の転記設定」が可能です。レコードの新規作成時、更新時にそれぞれ転記する、しないを設定することができます。こちらを参考に設定をお願いします。

 

Q11. 名刺から取引先・取引先責任者・リードを作成または更新するとき、どのユーザが使用されますか?

以下の表をご参照ください。

  手動関連づけの場合 自動関連づけの場合
作成者 関連づけ操作をしたユーザ [名刺設定]を最後に保存したユーザ(※1)
更新者 関連づけ操作をしたユーザ [名刺設定]を最後に保存したユーザ(※1)(※2)
所有者(※3) 名刺所有者/ 作業者(※4) 名刺所有者/設定者(※5)

(※1) 設定を最後に保存したユーザは以下の手順で確認できます。
1. システム管理者権限のSalesforceアカウントでログイン後、[設定]>[スケジュール済みジョブ]へ移動します。
2. ジョブ名「BatchLinkBizCard」の「登録実行者」が[名刺設定]を最後に保存したユーザです。
(※2) Sansan Data Hubがリッチ情報を書き込む際の更新者は、Salesforce認証で使用したユーザになります。
(※3) レコードの更新時には所有者を変更しません。
(※4) 関連づけを実行したユーザが所有者になります。
(※5) [名刺設定]を最後に保存したユーザが所有者になります。

 

Q12. Sansanから名刺情報を更新した場合、その名刺が関連づいている取引先責任者やリードにも反映されますか?

Sansanの名刺情報を手動で修正した場合、関連づいている取引先責任者やリードにはその変更は反映されません。名刺オブジェクトに存在する名刺レコードのみ反映されます。
※タグのみ例外です。Salesforceに既に連携されている名刺のタグ情報を修正した場合は、関連付け先の取引先責任者・リードにもその情報が反映されます。

なお、Sansanの「人事異動・連絡先変更」から名刺情報を更新した場合、その情報はSalesforceへ新しい名刺レコードとして連携されるため、自動関連づけの対象となり、取引先/取引先責任者/リードへ反映されます。
※別のユーザがすでに名刺交換しており、かつ、そのユーザが名刺交換した日付の方が新しい場合、情報は反映されません。

 

Q13. 自動関連づけ機能の処理状況を簡単に確認する方法はありますか?

Sansan_CIパッケージをインストールすることで、Salesforceのレポートに「Sansanレポート」というフォルダが作られ、中に「名刺自動連携結果」というレポートが自動で生成されます。本レポートから、自動関連づけの処理件数やエラー件数をご確認いただくことが可能です。
※名刺自動連携結果レポートの詳細はこちら

 

Q14. 手動関連づけの画面に権限が不足している旨の警告メッセージが表示されます。なぜですか?

こちらのヘルプサイトに、表示される警告メッセージの一覧と対応方法についてご案内しています。

 

Q15. 空白項目が含まれる名刺データで取引先/取引先責任者を更新した場合、更新先レコードの該当項目も空白で上書きしてしまいますか?

はい、空白で上書きします。

 

Q16. 名刺設定画面で「ブラウザがクロスドメインのCookieをブロックしているため、このページを表示できません。サポートされている別ブラウザでもう一度お試しください。」という旨のクロスドメインエラーが表示されます。なぜですか?

以下の対応にてエラーが解消されるかをご確認ください。
・ ご利用中のセキュリティソフトにて「force.com」や「salesforce.com」へのアクセスを許可する
・ ブラウザのCookieを許可する

 

Q17. 手動関連づけの画面に「コンテンツを表示できません:org.apache.commons.httpclient.RedirectException: Maximum redirects (100) exceeded」のエラーが表示されます。

Salesforce Classic の環境で特定の設定を行っている場合に発生します。以下のどちらかの対応を行えばエラーを解消できます。
Lightning Experienceに切り替える
・[設定] > [セッションの設定] から、[ログイン時の IP アドレスとセッションをロックする]をOFFにする

 

Q18. 自動関連づけ対象の名刺を絞り込みたい。

「自動関連づけ設定」にて、自動関連づけ対象とする名刺を絞り込むことができます。詳細についてはこちらをご確認ください。

 

タグ

Q1. 「タグ」と「(Sansan 人物)タグ」の違いは何ですか?

・ タグ [Sansan_CI__Tags__c]

「選択リスト型」の項目です。関連づけが行なわれたタイミングで、名刺に付与されているタグが連携されます。1レコードあたりに連携できるタグの上限は100件です。
Sansan上で同じ文字列のタグが複数ついていた場合、Salesforceの名刺レコード上は1つにまとめられます。

(例)
名刺①:タグA、タグBがSansan 上で付与されている
名刺②:タグCがSansan 上で付与されている

取引先責任者レコード③に名刺①が関連づけされている場合
→「タグ」は「タグA、タグB」となります
取引先責任者レコード③に名刺①および名刺②が関連づけされている場合
→「タグ」は「タグA、タグB、タグC」となります

 

・ (Sansan人物)タグ [sci_sansan_person_tags__c]

「ロングテキスト型」の項目です。Sansan Data Hubからリッチ情報が更新されたタイミングで、同一のCI人物IDが付与された人物の名刺に付いているタグが連携されます。連携されるタグに上限はありません。
Sansan上で同じ文字列のタグが複数ついていた場合、Salesforceの名刺レコード上はそのまま表示されます。

(例)
名刺①:タグA、タグBがSansan 上で付与されており、「CI人物ID:XXXXX」が識別されている
名刺②:タグCがSansan 上で付与されており、「CI人物ID:XXXXX」が識別されている

取引先責任者レコード③に「CI人物ID:XXXXX」が識別されている場合
→「(Sansan人物)タグ」は「タグA、タグB、タグC」となります

 

Q2. Sansan上でタグ情報を追加・削除した場合、取引先責任者やリードにも反映されますか。

はい。「タグ」の項目はSansan上でのタグ追加や削除が反映されます。

Q3. Sansan上でタグの種別をマイタグ(非公開)に変更した場合、名刺レコードからもタグは外れますか。

はい。名刺レコードの「タグ」の項目は、Sansanの連携ユーザが閲覧できるタグのみが連携されます。タグの種別を更新すると、名刺レコードの更新とみなされるため、連携ユーザから見えなくなったタグは名刺レコードから外れます。

Q4.Salesforceでタグを条件にフィルターをかけようとしたところ、値としてタグを選択することができません。レコードの「タグ」項目をみると確かにタグが連携されているにもかかわらず、なぜ検索条件として選択できないのでしょうか。

タグを検索条件として利用するためには、事前にSalesforce側での設定(選択リスト項目のグローバル化)が必要です。
例) 【名刺】オブジェクトにてタグを検索条件として利用する場合
[設定] – [オブジェクトマネージャ] – [名刺] – [項目とリレーション] – [タグ] に移動後、「無効な値」にあるタグの中から、検索で使用するタグに対して [有効化] をクリックします。
※ 【取引先責任者】・【リード】オブジェクトでタグを検索条件として利用する場合は、[オブジェクトマネージャ]より対象のオブジェクトを選択してください。

名刺転送

Q1. Sansanアカウントに対応するSalesforceアカウントが存在しないとき、デフォルトではどのSalesforceアカウントに紐づき転送されますか?

デフォルトではSalesforce認証ユーザに紐づきます。紐づき先を変更する場合は、こちらをご参照の上、ユーザマッピング設定を変更してください。(変更の適用はユーザマッピング設定を保存後に転送された名刺データが対象です。)

 

Q2. 特定の部署の名刺のみSalesforceへ転送したい場合はどうすればよいですか?

Salesforceへ連携される名刺は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる範囲に限定されます。(連携専用ユーザについてはこちらをご参照ください。) 特定の部署の名刺のみ転送したい場合は、連携専用ユーザがその部署のみ閲覧できるよう、Sansanのアクセス権限設定を行ってください。
※アクセス権限設定は契約内容により使用できない場合がございます。ご利用可否については、契約内容をご確認ください。

 

Q3. Salesforceへ名刺転送する部署を限定していますが、追加で他の部署の名刺も転送したいと思います。どうすればいいですか?

Salesforceへ連携される名刺は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる範囲に限定されます。名刺転送する対象部署を追加する場合は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる部署として追加してください。なお、後から追加された部署の名刺は、自動で転送されません。転送するための手順については、こちらをご参照ください。

 

Q4. 非公開名刺はSalesforceへ転送されますか?

非公開名刺はSalesforceへ転送されません。

 

Q5. 連携設定で使用したSansanアカウントあるいはSalesforceアカウントを退職などに伴い削除(無効化)した場合、連携はどうなりますか?

Sansan-Salesforceの連携が停止します。一度連携が停止した場合、連携を再開するには数日程度お時間がかかりますので、連携設定には削除・無効化されないアカウントを使用いただくことを推奨しています。なお、対象のアカウントを削除・無効化されるご予定がある場合は、こちらをご参照のうえ連携アカウントを変更してください。

 

Q6. SansanからSalesforceへ名刺が転送されたあと、Sansan側で名刺を削除したら、Salesforceでも削除されますか?

削除されません。一度Salesforceに転送された名刺は、Sansan側で削除された場合も残り続けます。

 

Q7. Sansanで名刺をスキャンしてからSalesforceの「名刺」オブジェクトへ転送されるまでどれくらい時間がかかりますか?

名刺データの転送はSansan側でデータ化が完了していることが前提となります。時間はこちらの「同期間隔」を参照ください。

 

Q8. ユーザマッピングでSansanユーザと紐づいた「Salesforceユーザ」がSalesforce上で無効化された場合、名刺の転送はどうなりますか?

ユーザマッピングを変更せずにSansanユーザと紐づくSalesforceユーザを無効化した場合、引き続き名刺は転送されます。ですが以降転送された名刺レコードの所有者はSalesforce認証ユーザになります。

レコードタイプ

Q1. 取引先に複数のレコードタイプが存在する場合、名刺データからレコードを生成する時にはどのレコードタイプが使用されますか?

自動関連づけの場合
「名刺設定」オブジェクト上で選択したレコードタイプが一律使用されます。

手動関連づけの場合
関連づけを行ったSalesforceユーザのデフォルトレコードタイプが使用されます。

 

所有者

Q1. 所有者情報は更新されますか?

名刺データから既存レコードを更新する場合、所有者情報は更新しません。

 

認証

Q1. Salesforce認証時に「認証処理中に接続先のSalesforce組織にてエラーが発生しました。」というメッセージが表示されます。なぜですか?

Salesforce組織のIPアドレス制限が起因している可能性があります。詳細はこちらをご確認ください。

 

Q2. 認証で使用したSalesforceアカウントのユーザ名やパスワードを変更した場合、連携が停止するなどの影響はありますか?

ないです。ユーザ名とパスワードは初回認証時でのみ使用しているので、その後変更されたとしても影響はありません。

 

Q3. Salesforceのマイドメインを変更した場合、再認証が必要ですか?

すでにマイドメインを設定していて、別のドメインに変更する場合
再認証が必要です。

マイドメインが未設定の状態から新しく設定する場合
「私のドメイン」のポリシーにて「https://login.salesforce.comからのログインを防止」オプションにチェックを入れている場合は再認証が必要です。チェックボックスにチェックが入っていない場合、再認証は不要です。

 

Q4. SalesforceでMFA(多要素認証)を有効にした場合、連携に影響しますか?

新しくSalesforce と認証する場合
Salesforceへのログイン時に多要素認証が必要です。

既にSalesforce との認証が完了している場合
多要素認証を求められることはありません。

詳細についてはこちらをご確認ください。

キャンペーン

Q1. 特定のキャンペーンには自動登録をさせたくないです。何か回避方法はありますか?

キャンペーンのバッチ実行対象外フラグ ((Sansan)キャンペーンメンバー自動登録対象外)を立てて下さい。

 

Q2. バッチ実行に失敗した場合どのようになりますか?

キャンペーンごとに失敗回数がカウントされ、3回までバッチを実行します。それ以上は実行しても失敗すると見なし、次回のバッチ対象から外されます。かつ、実行不可フラグ(実行不可_キャンペーンメンバー自動登録)が立ちます。

 

Q3. 実行不可フラグが立っているキャンペーンを再度バッチ実行対象にするにはどうすれば良いですか?

エラーメッセージ ((Sansan)エラーメッセージ_キャンペーンメンバー自動登録)を確認し問題を解消した後、実行不可フラグを落とし、次回バッチ実行対象フラグ((Sansan)次回処理対象_キャンペーンメンバー自動登録)にチェックをいれます。この操作により、再度次回のバッチ実行対象となります。

 

Q4. 設定はできているのに、キャンペーンメンバーの自動登録機能が動かないのはなぜですか?

以下の可能性がございます。
・対象のキャンペーンが無効になっている
自動登録機能の動作には、対象のキャンペーンが有効である必要があります。有効にチェックが入っているか確認してください。
・対象のタグを自動登録機能設定前に付与している
自動登録の対象となるのは、設定後にタグが付与された場合となります。設定前にすでにタグが付与されている場合は、自動登録の対象になりません。

 

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