Sansan

【Sansan Data Hub】よくある質問(Salesforce連携)

 

自動/手動関連づけ

Q. 自動関連づけのボタンがグレーアウトされており、設定できません。なぜですか?

自動関連づけ機能は、ConfigurationSheetに必要事項をご記入のうえ、弊社側の設定作業が完了しないと有効化できません。
Sansan Data Hubを使用したSalesforce連携をご利用いただくまでの流れについては、こちらをご参照ください。

 

Q. 自動関連づけを有効化しましたが、リッチ情報が確認できません。なぜですか?

リッチ情報が格納されているカスタム項目は、各オブジェクトのページレイアウトに追加しないと表示されません。
こちらをご参照のうえ、表示したい項目をドラッグアンドドロップで追加してください。

 

Q. 自動関連づけを有効化しましたが、自動でレコードが作成・更新されません。なぜですか?

自動関連づけに失敗していることが考えられます。
こちらをご参照のうえ、トラブルシューティングを実施してください。

 

Q. 自動関連づけに失敗した場合、原因はどこから確認することができますか?

「名刺」オブジェクトの「自動関連づけエラーメッセージ」項目に原因が表示されます。
エラーが解消されると、次回の自動関連づけのタイミングで処理されます。エラーが解消できない場合は、手動関連づけを実施してください。

 

Q. 手動関連づけの操作方法がわかりません。

こちらを参考に設定をお願いします。

 

Q. 名刺を開くと、「管理設定により、名刺関連づけ機能が無効です。」と表示されます。なぜですか?

「名刺設定」-「手動関連づけ」-「機能を有効または無効にする」の「名刺を関連づける」にチェックがされていないことが考えられます。自動関連づけをご利用している場合も、手動関連づけの設定は必ず実施いただく必要があります。

こちらを参考に設定をお願いいたします。

 

Q. ダミーデータを使って自動関連づけの検証をしていましたが、関連づけが行われません。なぜですか?

実在しない会社のデータ、または既存名刺を一部改変したデータを使って検証を行った場合、識別ができない、あるいは識別までに時間がかかる場合があります

※Sansan Data Hub に実在しないデータが取り込まれた場合、Sansan Data Hub がもつ辞書に不正なデータが登録され、処理に影響を及ぼす恐れがあります。検証時には本番環境と同じデータをコピーして使用してください。

 

Q. 最新名刺を読み込んだ後に古い名刺を取り込んだ場合、どのように更新されますか?

・「名刺交換日」と「名刺登録日時」に基づくパターン:
取引先責任者/リードにおいて、「名刺設定」-「関連づけ設定」で設定した転記先項目に反映される名刺情報は、「名刺交換日」と「名刺登録日時」に基づき決定されます。はじめに「名刺交換日」を参照し、より新しい日付の名刺を登録・上書きします。そして名刺交換日が無記名(つまり「不明」)あるいは同じだった場合に、「名刺登録日時」がより新しい名刺を登録・上書きします。

※取引先においては、最後に関連づけした名刺情報で上書きされます。

・Sansan Data HubのAI判定に基づくパターン:
Sansan Data Hubが直接更新するカスタム項目(例:「(Sansan人物)〇〇」)には、Sansan Data HubのAIが最新だと判断した情報を書き込みます。そのため「名刺交換日」や「名刺登録日時」は関係なく、名刺の流通量などを元に判定しています。

 

Q. 自動関連づけでは、どの情報をもとに企業や人物の判断をしていますか?

会社はSOCをもとに、人物はCI人物IDをもとに判断をしています。

 

Q. 名刺情報から各オブジェクトへ転記する項目はどこで設定できますか?

「名刺設定」-「関連づけ設定」より「名刺情報の転記設定」が可能です。
レコードの新規作成時、更新時にそれぞれ転記する、しないを設定することができます。
こちらを参考に設定をお願いします。

 

Q. 名刺から取引先・取引先責任者・リードを作成または更新するとき、どのユーザが使用されますか?

以下の表をご参照ください。

  手動関連づけの場合 自動関連づけの場合
 作成者  関連づけ操作をしたユーザ  [名刺設定]を最後に保存したユーザ(*1)
 更新者  関連づけ操作をしたユーザ  [名刺設定]を最後に保存したユーザ(*1)(*2)
 所有者(*3) 名刺所有者/ 作業者(*4) 名刺所有者/設定者(*5)

 (*1) 設定を最後に保存したユーザは以下の手順で確認できます。

  1. システム管理者権限のSalesforceアカウントでログイン後、[設定]>[スケジュール済みジョブ]へ移動します。
  2. ジョブ名「BatchLinkBizCard」の「登録実行者」が[名刺設定]を最後に保存したユーザです。

(*2) Sansan Data Hubがリッチ情報を書き込む際の更新者は、Salesforce認証で使用したユーザになります。

(*3)レコードの更新時には所有者を変更しません。

(*4)関連づけを実行したユーザが所有者になります。

(*5) [名刺設定]を最後に保存したユーザが所有者になります。

 

Q. Sansanから名刺情報を更新した場合、その名刺が関連づいている取引先責任者やリードにも反映されますか?

Sansanの名刺情報を手動で修正した場合、関連づいている取引先責任者やリードにはその変更は反映されません。
※名刺オブジェクトに存在する名刺レコードのみ反映されます。
なお、Sansanの「人事異動・連絡先変更」から名刺情報を更新した場合、その情報はSalesforceへ新しい名刺レコードとして連携されるため、自動関連づけの対象となり、取引先/取引先責任者/リードへ反映されます。
※別のユーザがすでに名刺交換しており、かつ、そのユーザが名刺交換した日付の方が新しい場合、情報は反映されません。

 

Q. 自動関連づけ機能の処理状況を簡単に確認する方法はありますか?

Sansan_CIパッケージをインストールすることで、Salesforceのレポートに「Sansanレポート」というフォルダが作られ、中に「名刺自動連携結果」というレポートが自動で生成されます。本レポートから、自動関連づけの処理件数やエラー件数をご確認いただくことが可能です。

レコードタイプ

Q. 取引先に複数のレコードタイプが存在する場合、名刺データからレコードを生成する時にはどのレコードタイプが使用されますか?

自動関連づけの場合:
「名刺設定」オブジェクトの保存ボタンを最後に押したSalesforceユーザのデフォルトレコードタイプが使用されます。

手動関連づけの場合:
関連づけを行ったSalesforceユーザのデフォルトレコードタイプが使用されます。

 

所有者

Q. 所有者情報は更新されますか?

名刺データから既存レコードを更新する場合、所有者情報は更新しません。

 

名刺転送

Q. Sansanアカウントに対応するSalesforceアカウントが存在しないとき、デフォルトではどのSalesforceアカウントに紐づき転送されますか?

デフォルトではSalesforce認証ユーザに紐づきます。紐づき先を変更する場合は、こちらをご参照の上、ユーザマッピング設定を変更してください。(変更の適用はユーザマッピング設定を保存後に転送された名刺データが対象です。)

 

Q. 特定の部署の名刺のみSalesforceへ転送したい場合はどうすればよいですか?

Salesforceへ連携される名刺は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる範囲に限定されます。(連携専用ユーザについてはこちらをご参照ください。) 特定の部署の名刺のみ転送したい場合は、連携専用ユーザがその部署のみ閲覧できるよう、Sansanのアクセス権限設定を行ってください。
※アクセス権限設定は契約内容により使用できない場合がございます。ご利用可否については、契約内容をご確認ください。

 

Q. Salesforceへ名刺転送する部署を限定していますが、追加で他の部署の名刺も転送したいと思います。どうすればいいですか?

Salesforceへ連携される名刺は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる範囲に限定されます。名刺転送する対象部署を追加する場合は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる部署として追加してください。なお、後から追加された部署の名刺は、自動で転送されません。転送するための手順については、こちらをご参照ください。

 

Q. 非公開名刺はSalesforceへ転送されますか?

非公開名刺はSalesforceへ転送されません。

 

Q. 連携設定で使用したSansanアカウントあるいはSalesforceアカウントを退職などに伴い削除(無効化)した場合、連携はどうなりますか?

Sansan-Salesforceの連携が停止します。連携を再開するには再度認証作業を実施する必要があるため、連携設定には削除・無効化されないアカウントを使用いただくことを推奨しています。
なお、対象のアカウントを削除・無効化された、あるいはそのご予定がある場合は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

Q. SansanからSalesforceへ名刺が転送されたあと、Sansan側で名刺を削除したら、Salesforceでも削除されますか?

削除されません。一度Salesforceに転送された名刺は、Sansan側で削除された場合も残り続けます。

 

Q. Sansan側の名刺情報を更新したら、Salesforce側も更新されますか?

Sansan側で名刺情報を更新した場合、「名刺」オブジェクト内の名刺レコードは更新されます。一方、名刺レコードがすでに関連づけ済みの場合、関連づけ先の取引先責任者やリードにはその変更が反映されません。
(※タグのみ例外です。Salesforceに既に連携されている名刺のタグ情報を修正した場合は、関連付け先の取引先責任者・リードにもその情報が反映されます。)

 

Q. Sansanで名刺をスキャンしてからSalesforceの「名刺」オブジェクトへ転送されるまでどれくらい時間がかかりますか?

名刺データの転送はSansan側でデータ化が完了していることが前提となります。時間はこちらの「同期間隔」を参照ください。

認証

Q. Salesforce認証時に「認証処理中に接続先のSalesforce組織にてエラーが発生しました。」というメッセージが表示されます。なぜですか?

Salesforce組織のIPアドレス制限が起因している可能性があります。詳細はこちらをご確認ください。

 

Q. 認証で使用したSalesforceアカウントのパスワードを変更した場合、連携が停止するなどの影響はありますか?

ないです。パスワードは初回認証時でのみ使用しているので、その後変更されたとしても影響はありません。

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