Sansan

【Sansan Data Hub】よくある質問(Salesforce連携)

 

自動/手動関連づけ

Q. 自動関連づけを有効化しましたが、リッチ情報が確認できません。なぜですか?

リッチ情報が格納されているカスタム項目は、各オブジェクトのページレイアウトに追加しないと表示されません。
こちらをご参照の上、表示したい項目をドラッグアンドドロップで追加してください。

 

Q. 自動関連づけを有効化しましたが、自動でレコードが作成・更新されません。なぜですか?

自動関連づけに失敗していることが考えられます。
「名刺」オブジェクトのリストビューより「全ての関連づけがない名刺」を選択していただくことで、関連づけされていない名刺を確認することができます。

 

Q. 自動関連づけに失敗した場合、原因はどこから確認することができますか?

「名刺」オブジェクトの「自動関連づけエラーメッセージ」項目に原因が表示されます。
エラーが解消されると、次回の自動関連づけのタイミングで処理されます。エラーが解消できない場合は、手動関連づけを実施してください。

 

Q. 自動関連づけが失敗する代表的な理由は何ですか?

SOCが重複している場合:
同一取引先が複数存在しているため、どの取引先に関連づけしたらよいかを判定できず、自動関連づけに失敗します。
重複しているレコードをマージいただくか、手動関連づけを実施してください。

登記のない組織、団体の場合:
登記のない組織、団体に対してはSOCの付与が難しく、自動関連づけに失敗するケースがあります。

※自動関連づけが行われる前提として、Sansan Data Hubが「SOC」「CI人物ID」の付与に成功している必要があります。SOCの付与が難しい例はこちらをご参照ください。
自動関連づけでは処理されませんので、手動関連づけを実施してください。

 

Q. 手動関連づけの操作方法がわかりません。

こちらを参考に設定をお願いします。

 

Q. 名刺を開くと、「管理設定により、名刺関連づけ機能が無効です。」と表示されます。なぜですか?

「名刺設定」-「手動関連づけ」-「機能を有効または無効にする」の「名刺を関連づける」にチェックがされていないことが考えられます。自動関連づけをご利用している場合も、手動関連づけの設定は必ず実施いただく必要があります。

こちらを参考に設定をお願いいたします。

 

Q. ダミーデータを使って自動関連づけの検証をしていましたが、関連づけが行われません。なぜですか?

実在しない会社のデータ、または既存名刺を一部改変したデータを使って検証を行った場合、識別ができない、あるいは識別までに時間がかかる場合があります

※Sansan Data Hub に実在しないデータが取り込まれた場合、Sansan Data Hub がもつ辞書に不正なデータが登録され、処理に影響を及ぼす恐れがあります。検証時には本番環境と同じデータをコピーして使用してください。

 

Q. 最新名刺を読み込んだ後に古い名刺を取り込んだ場合、どのように更新されますか?

標準項目の場合:
標準項目へ反映される名刺情報は、「名刺交換日」と「名刺登録日」に基づき決定されます。はじめに「名刺交換日」を参照し、より新しい日付の名刺を登録・上書きします。そして名刺交換日が無記名(つまり「不明」)の場合に限り、「名刺登録日」がより新しい名刺を登録・上書きします。

カスタム項目の場合:
カスタム項目には、Sansan Data HubのAIが最新だと判断した情報を書き込みます。そのため「名刺交換日」や「名刺登録日」は関係なく、名刺の流通量などを元に判定しています。

 

Q. 名刺レコードの「システム情報」に記載されている情報は何を意味しますか?

以下の表をご参照ください。

項目名 説明
自動連係_処理回数 自動関連づけに失敗しているレコードに対して、自動関連づけ処理を試行した回数を表示します。この回数に応じて、「次回処理日時」が設定されます。
自動連係_次回処理日時 自動関連づけのリトライ対象となっているレコードは、ここに記載されている日時以降に起動するリトライバッチで処理されます。
関連づけ処理済みフラグ 一度でも自動関連づけバッチの処理対象となったレコードにチェックが入ります。チェックが入っている場合は初回自動関連づけバッチの対象とはならず、リトライバッチの対象となります。
自動関連づけ対象フラグ 自動関連づけの処理対象の場合はチェックが入ります。以下の条件を満たす場合は、自動関連づけの処理対象と判断されます。
・名刺レコードの「関連づけをしない」フラグを有効にしていない
・SOC/CI人物IDがいずれも付与されている
・リード/取引先責任者に関連づいていない
自動関連づけエラーメッセージ 自動関連づけバッチでエラーになった場合に、エラーメッセージが表示されます。
Sansan Data Hubが出力するエラーメッセージは以下の通りです。
・取引先で「SOC」の項目が重複したため、名刺の自動関連づけは行えませんでした。
・取引先責任者で「SOC」「CI 人物 ID」の項目が重複したため、名刺の自動関連づけは行えませんでした。
・リードで「SOC」「CI 人物 ID」の項目が重複したため、名刺の自動関連づけは行えませんでした。
※お客様がSalesforceで設定されているルールにより処理に失敗した場合は、ルール側で設定されているエラーメッセージが出力されます。
自動連係_再処理対象 リトライバッチの対象か否かを表示しています。「自動連係_次回処理日時」に、現在よりも前の日時が記載されている場合はチェックが入ります。

 

Q. 自動関連づけでは、どの情報をもとに企業や人物の判断をしていますか?

会社はSOCをもとに、人物はCI人物IDをもとに判断をしています。

 

Q. 名刺情報から各オブジェクトへ転記する項目はどこで設定できますか?

「名刺設定」-「関連づけ設定」より「名刺情報の転記設定」が可能です。
レコードの新規作成時、更新時にそれぞれ転記する、しないを設定することができます。
こちらを参考に設定をお願いします。

 

Q. 名刺から取引先・取引先責任者・リードを作成または更新するとき、どのユーザが使用されますか?

以下の表をご参照ください。

  手動関連づけの場合 自動関連づけの場合
 作成者  関連づけ操作をしたユーザ  [名刺設定]を最後に保存したユーザ(*1)
 更新者  関連づけ操作をしたユーザ  [名刺設定]を最後に保存したユーザ(*1)(*2)
 所有者 名刺所有者/ 作業者(*3) 名刺所有者/設定者(*4)

 (*1) 設定を最後に保存したユーザは以下の手順で確認できます。

  1. システム管理者権限のSalesforceアカウントでログイン後、[設定]>[スケジュール済みジョブ]へ移動します。
  2. ジョブ名「BatchLinkBizCard」の「登録実行者」が[名刺設定]を最後に保存したユーザです。

(*2) Sansan Data Hubがリッチ情報を書き込む際の更新者は、Salesforce認証で使用したユーザになります。

(*3)関連づけを実行したユーザが所有者になります。

(*4) [名刺設定]を最後に保存したユーザが所有者になります。

レコードタイプ

Q. 取引先に複数のレコードタイプが存在する場合、名刺データからレコードを生成する時にはどのレコードタイプが使用されますか?

自動関連づけの場合:
「名刺設定」オブジェクトの保存ボタンを最後に押したSalesforceユーザのデフォルトレコードタイプが使用されます。

手動関連づけの場合:
関連づけを行ったSalesforceユーザのデフォルトレコードタイプが使用されます。

 

所有者

Q. 所有者情報は更新されますか?

名刺データから既存レコードを更新する場合、所有者情報は更新しません。

 

名刺転送

Q. Sansanアカウントに対応するSalesforceアカウントが存在しないとき、デフォルトではどのSalesforceアカウントに紐づき転送されますか?

デフォルトではSalesforce認証ユーザに紐づきます。紐づき先を変更する場合は、こちらをご参照の上、ユーザマッピング設定を変更してください。(変更の適用はユーザマッピング設定を保存後に転送された名刺データが対象です。)

 

Q. 特定の部署の名刺のみSalesforceへ転送したい場合はどうすればよいですか?

Salesforceへ連携される名刺は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる範囲に限定されます。(連携専用ユーザについてはこちらをご参照ください。) 特定の部署の名刺のみ転送したい場合は、連携専用ユーザがその部署のみ閲覧できるよう、Sansanのアクセス権限設定を行ってください。
※アクセス権限設定は契約内容により使用できない場合がございます。ご利用可否については、契約内容をご確認ください。

 

Q. Salesforceへ名刺転送する部署を限定していますが、追加で他の部署の名刺も転送したいと思います。どうすればいいですか?

Salesforceへ連携される名刺は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる範囲に限定されます。名刺転送する対象部署を追加する場合は、Sansan連携専用ユーザが閲覧できる部署として追加してください。なお、後から追加された部署の名刺は、自動で転送されません。転送されたい場合は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

Q. 非公開名刺はSalesforceへ転送されますか?

非公開名刺はSalesforceへ転送されません。

 

Q. 連携設定で使用したSansanアカウントあるいはSalesforceアカウントを退職などに伴い削除(無効化)した場合、連携はどうなりますか?

Sansan-Salesforceの連携が停止します。連携を再開するには再度認証作業を実施する必要があるため、連携設定には削除・無効化されないアカウントを使用いただくことを推奨しています。
なお、対象のアカウントを削除・無効化された、あるいはそのご予定がある場合は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

認証

Q.Salesforce認証時に「Bad Request」エラーが表示されます。なぜですか?

Salesforce組織のIPアドレス制限が起因している可能性があります。Sansan Data Hubで使用しているIPアドレスに関しては、お問い合わせフォームよりお問い合わせください。

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