Sansan

Outlookと連携する

概要

Microsoft 365のOutlookとSansanを連携することでSansanの名刺情報をOutlookの連絡先として利用することができます。連携後に名刺情報に更新があった場合はOutlookにも自動で同期されます。

本機能を利用開始するためには、Exchange Onlineを含むMicrosoft 365のプランを契約し、Exchange Onlineで連絡先を管理している必要があります。また、Sansanの管理者による外部連携設定および各ユーザによる個人設定が必要です。

 

ご利用までの流れ

1. 管理者による連携設定

1. 外部サービス連携画面を開く

「① 管理者設定」メニュー内の「② 外部サービス連携」から「③ Microsoft 365」タブをクリックし、画面を開きます。

 

2. 連携を許可し、テナントIDを入力する

画面上の「①許可する」にチェックを入れると、Microsoft 365のディレクトリ (テナント) ID入力欄が表示されます。表示されたID入力欄に「② ディレクトリ (テナント) ID 」を入力し、保存してください。
ディレクトリ (テナント) IDは、以下の手順で入手できます。

  1. Microsoft Azure portal ページにアクセスします。

  2. 画面中央のAzure Active Directoryの管理ページにアクセスします。

  3. 会社名の下に表示されている「テナント ID」項目の36文字をコピーします。

 

2. 各ユーザーの個人設定

1. 外部サービス連携画面を開く

「① 設定」メニュー内の左側のメニューから「外部サービス連携設定」カテゴリ内の「② Microsoft 365」をクリックし、画面を開きます。

 

2. Microsoft 365に接続する

「連携」ボタンをクリックするとMicrosoft 365の認証画面が開きます。
認証を完了すると連携手順は全て完了です。

マイデータの名刺がすべて連携されます。
連携される名刺情報についてはこちらをご覧ください。

 

※ 一度連携開始すると、30分ごとにOutlookの連絡先に同期されます。

 

連携停止

1. 管理者による全ユーザーの連携停止

「管理者設定」メニュー内の「外部サービス連携」から「① Microsoft 365」タブをクリックし、画面を開きます。画面上の「② 連携解除」リンクをクリックします。

※ 連携を解除すると、全ユーザの連携が一括解除されます。

 

2. 各ユーザーによる個人アカウントの連携停止

「設定」メニュー内の左側のメニューから「外部サービス連携設定」カテゴリ内の「Microsoft 365」をクリックし、画面を開きます。
画面上の「連携を解除」ボタンをクリックすると、連携が解除されます。

 

よくある質問

Q. Outlookの連絡先を変更した場合、Sansanの名刺情報に反映されますか?

反映されません。
SansanからOutlookの連絡先への一方向の同期となるため、Outlookの連絡先が変更されてもSansanの情報は変更されません。

 

Q. Outlookに既に存在している連絡先の情報と同じ情報の名刺をスキャンした場合、どのような動作になりますか?

ユーザーが本機能を連携する際に、Outlookの連絡先に「Sansan」というフォルダを作成し、そのフォルダ内に連絡先(名刺情報)を保存します。それ以外のフォルダに存在している連絡先への操作は行わないため、連携する前に登録されていた連絡先の情報は更新されません。

 

Q. Sansanから登録された連絡先なのかをOutlookで見分ける方法はありますか?

あります。
連携時に作成したフォルダの中に存在する連絡先は、全てSansanから連携されたものになります。
また、連絡先の「メモ」欄にSansanの名刺詳細画面へのリンクが記載されているため、メモ欄で判断することも可能です。

 

Q. Sansan上で名刺情報を更新すると、すでに連携済みのOutlookの連絡先はどうなりますか?

Sansanの名刺情報が変更がされた場合はOutlookの連絡先も更新されます。名刺情報が変更されるのは以下のような場合です。
・メモとタグ以外の項目を手動で編集
・マイデータ内での名刺の名寄せ
・人事異動、連絡先変更ニュースによる名刺情報の更新

 

Q. Outlook上で連絡先情報を変更していても、Sansan上で更新されたら連絡先は上書きされますか?

連携対象になっている項目は、Outlookで編集していても上書き更新されます。

 

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