本機能はご契約によっては有償でのご提供となります。メニューが表示されずご利用を希望される場合は担当営業もしくはサポートセンターへお問い合わせください。
ここではOutlook連携をご利用いただくまでの流れについてご説明します。
Microsoft 365のOutlookとSansanを連携することでSansanの名刺情報をOutlookの連絡先として利用することができます。連携後に名刺情報に更新があった場合はOutlookにも自動で同期されます。
利用条件
- 本機能を利用開始するためには、Exchange Onlineを含むMicrosoft 365のプランを契約し、Exchange Onlineで連絡先を管理している必要があります。
- Sansanの管理者による外部連携設定および各ユーザによる個人設定が必要です。
利用開始手順
1. 管理者による連携設定の手順
1. 外部サービス連携画面を開く
「① 管理者設定」メニュー内の「② 外部サービス連携」から「③ Microsoft 365」タブをクリックし、画面を開きます。
2. 連携を許可し、テナントIDを入力する
画面上の「①許可する」にチェックを入れると、Microsoft 365のディレクトリ (テナント) ID入力欄が表示されます。表示されたID入力欄に「② ディレクトリ (テナント) ID 」を入力し、保存してください。
ディレクトリ (テナント) IDは、以下の手順で入手できます。
1. Microsoft Azure portal ページにアクセスします。
2. 画面中央のAzure Active Directoryの管理ページにアクセスします。
3. 会社名の下に表示されている「テナント ID」項目の36文字をコピーします。
※テナントID入力後に保存ボタンを押下しますとMicrosoftへのサインイン画面へ遷移します。設定画面で入力したテナントIDのアカウントからログインしてください。
※ 画面内の設定で一度に保存できるディレクトリIDは1つまでです。ディレクトリIDごとに認証が必要な為、同時に複数のディレクトリIDの設定を保存することはできません。（回を分けて保存してください）
2. 各ユーザの利用開始の手順
1. 外部サービス連携画面を開く
「① 設定」メニュー内の左側のメニューから「外部サービス連携設定」カテゴリ内の「② Microsoft 365」をクリックし、画面を開きます。
2. Microsoft 365に接続する
「連携」ボタンをクリックするとMicrosoft 365の認証画面が開きます。
認証を完了すると連携手順は全て完了です。
マイデータの名刺がすべて連携されます。
連携される名刺情報についてはこちらをご覧ください。
※ 一度連携開始すると、30分ごとにOutlookの連絡先に同期されます。
連携停止手順
1. 管理者による全ユーザ連携停止の手順
「管理者設定」メニュー内の「外部サービス連携」から「① Microsoft 365」タブをクリックし、画面を開きます。画面上の「② 連携解除」リンクをクリックします。
※ 連携を解除すると、全ユーザの連携が一括解除されます。
2. 各ユーザ個人の連携停止の手順
「設定」メニュー内の左側のメニューから「外部サービス連携設定」カテゴリ内の「Microsoft 365」をクリックし、画面を開きます。
画面上の「連携を解除」ボタンをクリックすると、連携が解除されます。
よくある質問
Q. Outlookの連絡先を変更した場合、Sansanの名刺情報に反映されますか？
A.反映されません。
SansanからOutlookの連絡先への一方向の同期となるため、Outlookの連絡先が変更されてもSansanの情報は変更されません。
Q. Outlookに既に存在している連絡先の情報と同じ情報の名刺をスキャンした場合、どのような動作になりますか？
A.ユーザーが本機能を連携する際に、Outlookの連絡先に「Sansan」というフォルダを作成し、そのフォルダ内に連絡先（名刺情報）を保存します。それ以外のフォルダに存在している連絡先への操作は行わないため、連携する前に登録されていた連絡先の情報は更新されません。
Q.「Outlookの連絡先に「Sansan」とのフォルダーが既に存在しているため、連携が完了できません。フォルダー名を変更するか、削除してください。」というメッセージが出て連携できません。
A.以前Outlook連携した際に作成された「Sansan」フォルダが残っていると表示されるエラーメッセージです。Outlookの連絡先にある「Sansan」フォルダを確認し、削除またはフォルダ名をリネームしてください。
Q. Sansanから登録された連絡先なのかをOutlookで見分ける方法はありますか？
A.あります。
連携時に作成したフォルダの中に存在する連絡先は、全てSansanから連携されたものになります。
また、連絡先の「メモ」欄にSansanの名刺詳細画面へのリンクが記載されているため、メモ欄で判断することも可能です。
Q. Sansan上で名刺情報を更新すると、すでに連携済みのOutlookの連絡先はどうなりますか？
Sansanの名刺情報が変更がされた場合はOutlookの連絡先も更新されます。名刺情報が変更されるのは以下のような場合です。
・メモとタグ以外の項目を手動で編集
・マイデータ内での名刺の名寄せ
・人事異動、連絡先変更ニュースによる名刺情報の更新
Q. Office365でIPアドレス制限を設定している場合どうすればよいですか？
A.お問合せフォームより件名に「Office 365連携に伴うIPアドレス開示依頼」と記載の上ご依頼下さい。
Q. Outlook上で連絡先情報を変更していても、Sansan上で更新されたら連絡先は上書きされますか？
A.連携対象になっている項目は、Outlookで編集していても上書き更新されます。
Q.OutlookはWebブラウザ版とデスクトップアプリの両方で使用しているのに一方にしかSansan の名刺情報が連携されていません
A.以下2点を確認してください。
・Webブラウザ版でログインしているOutlookのアカウントとデスクトップアプリでログインしているOutlookのアカウントが一致しているか
・「連絡先」で展開されていないフォルダに「Sansan」フォルダが含まれていないか
Q. 管理者の承認が必要というメッセージが出て連携ができません。
Office365の管理者にて、以下の設定を確認してください。
Microsoft Azure>エンタープライズ アプリケーション >ユーザー設定>エンド ユーザーがアプリケーションを起動して表示する方法を管理する
[ユーザーは、アプリが自身の代わりに会社のデータにアクセスすることを許可できます]
この設定が"いいえ"の場合、該当のメッセージが表示される可能性があります。
上図のように「管理者の承認が必要」というメッセージ画面が表示された場合、以下のいずれかの方法で解決する場合があります。
1.認証画面でアクセス許可をする方法
以下の手順で、必要なアクセス許可をすることができます。
- Microsoft 365の管理者アカウントでSansanにログインします。
- 「① 管理者設定」メニュー内の「② 外部サービス連携」から「③ Microsoft 365」タブをクリックし、画面を開きます。
- 「連携」ボタンをクリックするとMicrosoft 365の認証画面が開きます。
- 「組織の代理として同意する」にチェックをいれて承諾してください。
2.Microsoft Azure portalでアクセス許可をする方法
以下の手順で、必要なアクセス許可をすることができます。
- Microsoft Azure portal にグローバル管理者としてサインインします。
- 画面中央のAzure Active Directoryの管理ページにアクセスします。
- エンタープライズ アプリケーションを選択します。
- 検索ボックスに当該のアプリケーション ID もしくは、アプリケーション名を入力し、当該のアプリケーションを選択します。
- [アクセス許可] を選択し、[“tenant名” に管理者の同意を与えます] ボタンをクリックします。
