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名刺候補(Smart 署名取込み)を利用する

名刺候補(Smart 署名取込み)は、Google Workspace(Gmail) のメール情報から、署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。メール情報から抽出した名刺候補の中から、マイデータに取り込む名刺を選択することができます。

 

ポイント

  • 本機能は有償オプションです。ご利用を希望される場合は担当営業へお問い合わせください。
  • ご利用には管理者が機能の有効化を行い、利用ユーザーとして連携設定をする必要があります。管理者の設定方法は、こちら をご覧ください。
  • 名刺候補は、候補になってから30日まで表示され、以降は自動で削除されます。
  • 取り込まれた名刺は、名刺取り込み枚数にカウントされます。

 

目次

 

名刺候補になる条件

  1. 連携設定が正常に行われていること。
  2. 連携後、受信したメールから、メールアドレス、会社名、姓 or 名の3項目が抽出できた場合。
  3. 抽出した項目の内、入力値のある全項目が一致する名刺がマイデータに存在しなかった場合。
  4. 抽出した項目の内、入力値のある全項目が一致する名刺候補が存在しない場合。

 

利用方法

マイデータに「追加する」場合

Smart 署名取込み機能をご契約されている場合、ログインすると名刺一覧の右下に名刺候補アイコンが表示されます。管理者が連携設定をし、名刺候補があるとバッヂで件数が表示されています。

 

 

選択すると、名刺候補の一覧が表示されます。情報を確認し、名刺として取り込みたい場合は、[マイデータに追加]を選択します。

 

 

[確認する] を選択すると、追加した名刺情報を確認することができます。

 

 

名刺情報を変更したい場合は、名刺詳細画面で編集することができます。
名刺候補から作成されると、[名刺候補から作成]と表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。

 

 

 

マイデータに「追加しない」場合

名刺にしない場合は [追加しない] を選択すると、一覧から削除されます。

※ [追加しない] を選択しても、名刺候補の抽出条件に再度一致した場合は、一覧に表示されます。

 

 

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