名刺データをインポートする

Sansan への名刺データの登録方法は、スキャン以外にも CSVファイルを用いて一括登録 (インポート) することもできます。ここでは名刺データのインポート方法についてご案内します。

過去に利用していたシステムや Excel で管理をしていたデータを Sansan に移行したい場合は、本機能をご利用くださいませ。 ※インポート用の CSV の型に合わせて頂く必要があります。

 

ポイント

  • 本機能の利用には、システム管理者権限が必要になります。
  • スキャン以外の方法で登録した名刺は課金対象ではございません
  • インポート処理は即時反映ではありません。インポート完了時には、操作ユーザのメールアドレス宛てにインポートが完了した旨のメールが送信されますので、しばらくお待ちください。
  • 一回にインポートできるデータ数は10,000行です。
  • 名刺画像はインポートできません
  • インポート専用フォーマットに記載されている項目以外の項目はインポートすることができません。
  • 名寄せに関連して注意点については [こちら] をご覧ください。
  • 名刺インポートに関する、よくある問い合わせと解決方法は [こちら] をご覧ください。
  • Eight のデータをインポートする場合は [こちら] をご覧ください。

 

手順

1. 画面右上の [管理者設定] > [名刺インポート] をクリックします。

 

2. 専用フォーマット (CSVファイル) をダウンロードし、各項目に名刺情報を入力し保存します。尚、各項目のルールについては [こちら] をご覧ください。

 

3. データのフォーマットチェックをします。[参照] をクリックして、1. で保存したファイルを選択し [チェックを開始する] をクリックします。

 

4. チェックでエラーとなった場合は、画面中の [こちら] をクリックし、エラー箇所を確認します。1. のファイルを修正保存した後、再度ファイルを選択し [チェックを開始する] をクリックします。

 

5. エラーが無くなると [インポート] が可能な状態になります。[インポート開始] をクリックします。

 

6. インポート開始直後のステータスは [処理開始待ち] です。
処理が開始すると、[インポート処理中] となります。処理が開始してから、完了するまでの時間の目安は、1,000件あたり30分程度です。
インポート完了時は、操作ユーザ宛にインポートが完了した旨のメールが送信されます。
※ タイミングにより、インポート処理の開始に時間がかかることがあります。

 

 

インポートのステータスについて インポートを確定してから、処理の段階に応じてステータスが変化します。
各ステータスの説明は以下の通りです。

ステータス 説明
処理開始待ち インポートが確定してから、実際にインポート処理が開始される前の状態です。
サーバーの状態によってはこのステータスの状態がしばらく続く場合があります。
インポート処理中 データのインポート処理が実際に行われている状態です。
インポート処理が開始されるまでの時間は、データ件数や他者データの処理状況により変動致します。
インポート完了 インポート処理が完了した状態です。
名刺インポート作業を行ったユーザ様に、完了のメールが送信されます。
エラー有り インポートが完了した際、エラーによってインポート出来なかったデータが有る状態です。
完了通知メールには、エラーになったデータの件数等の情報が記載されます。
エラーになったデータについては、一覧の「エラーデータ」項目からダウンロード出来ます。

 

補足1

インポートした名刺データには、自動的に「Import_yyyymmdd_xx」というタグが付きます。インポートした名刺データを検索する際などに指定してください。

 

 

補足2

※ インポート用ファイル書式 (ルール)

項目 必須項目 使用出来る文字 文字数 説明・注意事項
名刺所有者
ユーザID
英字、数字、記号 - Sansan のユーザIDです。どのユーザのデータとしてインポートするかを指定します。(参考:ユーザIDとは
名刺交換日   数字、一部の記号(/-) - 名刺交換を行った日付です。
日付の形式で指定してください。
例 : 2010/01/01, 2010-01-01
タグ   - 1タグあたり50文字まで
  • インポートした名刺に付けるタグを指定します。複数タグ付けする場合は、半角セミコロン (;) でタグ名を区切ってください。
  • 企業内で同一タグ名が複数存在する場合、どのタグを付与するかの指定ができません。インポート前にタグ名が重複しないよう変更してください。
  • Sansan に登録されていないタグ名を指定した場合、タグは名刺所有者ユーザID (A列) の所有するマイタグ (非公開) として新規作成されます。インポート後、インポート操作を実施したユーザから検索することは出来ませんのでご注意ください。
     (参考:タグの共有、非公開、公開の違いについて)
会社名 - 250文字まで 会社名を指定します。会社名が空欄の場合、「(なし)」と登録されます。
省略された法人格は自動で変換されます。
例:(株) or ㈱ → 株式会社 ※ 全角括弧()は対象外です。
会社名 (英名)   英字、数字、記号 250文字まで

会社名の英語読みがある場合に指定します。全角文字は半角文字に自動変換されます。

会社名 (カナ)   カナ、英字、数字、記号 250文字まで 会社名カナ検索 (あかさたな検索)、一覧画面の並べ替え機能で利用します。システムをより便利に活用していただくために、入力をおすすめします。例:Sansan株式会社 → サンサン
  • ひらがな、半角カナの場合は全角カナに自動変換されます。ただし、「゙ (半角濁点)」「゚ (半角半濁点)」は全角カナに変換されません。
部署名   - 250文字まで 部署名を指定します。
役職   - 250文字まで 役職名を指定します。
氏名 [姓] - 250文字まで 人物の姓を指定します。
姓が空欄の場合、「(なし)」と登録されます。
氏名 [名]   - 250文字まで 人物の名を指定します。
氏名
(カナ) [姓]
  カナ、英字、数字、記号 250文字まで
  • 姓のカナ読みを指定します。氏名カナ検索 (あかさたな検索)、一覧画面の並べ替え機能で利用します。システムをより便利に使用して頂く為に、入力をおすすめします。
  • ひらがな、半角カナの場合は全角カナに自動変換されます。
     ただし、「゙ (半角濁点)」「゚ (半角半濁点)」は全角カナに変換されません。
氏名
(カナ) [名]
  カナ、英字、数字、記号 250文字まで
  • 名のカナ読みを指定します。氏名カナ検索 (あかさたな検索)、一覧画面の並べ替え機能で利用します。システムをより便利に使用して頂く為に、入力をおすすめします。
  • ひらがな、半角カナの場合は全角カナに自動変換されます。ただし、「゙ (半角濁点)」「゚ (半角半濁点)」は全角カナに変換されません。
郵便番号 (1)   数字、一部の記号 (-) ハイフンを除く7文字まで

郵便番号を指定します。全角文字は半角文字に自動変換されます。
ハイフンは除外して登録されます。

住所 (1)
[全て]
  - 1,000文字まで 住所を指定します。住所は、1) 都道府県、2) 市区町村、3) 町域・番地+ビル名の三つに自動的に分割して登録されます。
※「町域・番地」と「ビル名」は分割されず、「ビル名」は「町域・番地」項目に含まれます
※ 海外の住所の場合、自動分割されません。
TEL-1 (1)   数字、一部の記号 (+ - ( ) .) 30文字まで 電話番号を指定します。
例 : 0120.1111.2222 → 0120-1111-2222
※ (代表)、(内線)などの文字は登録出来ません。

以下5点は、自動変換されます。
  1. 全角を半角に変換
  2. 「.」とスペースを「-」に変換
  3. 「()」を - に変換
  4. 先頭の「(」と最後の「)」はブランクに変換
  5. 「-」が2つ以上続く場合は「-」に変換
TEL-2 (1)   数字、一部の記号 (+ - ( ) .) 30文字まで 注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
FAX (1)   数字、一部の記号 (+ - ( ) .) 30文字まで FAX番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
携帯電話 (1)   数字、一部の記号 (+ - ( ) .) 30文字まで 携帯電話の番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
Email (1)   英字、数字、記号 250文字まで Emailアドレスを指定します。
URL (1)   英字、数字、英字 + 漢字、平仮名、カタカナ 250文字まで

URL を指定します。http:// または https:// または ftp:// で始まる URL のみ登録できます。www. からの場合エラーとなります。

郵便番号 (2)   数字、一部の記号 (-) ハイフンを除く7文字まで 郵便番号を指定します。全角文字は半角文字に自動変換されます。
ハイフンは除外して登録されます。
住所 (2)
[全て]
  - 1,000文字まで 住所を指定します。住所は、1) 都道府県、2) 市区町村、3) 町域・番地+ビル名の三つに自動的に分割して登録されます。
※「町域・番地」と「ビル名」は分割されず、「ビル名」は「町域・番地」項目に含まれます
※ 海外の住所の場合、自動分割されません。
TEL-1 (2)   数字、一部の記号 (+ - ( ) .) 30文字まで 注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
TEL-2 (2)   数字、一部の記号(+ - ( ) .) 30文字まで 注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
FAX (2)   数字、一部の記号(+ - ( ) .) 30文字まで FAX番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
携帯電話 (2)   数字、一部の記号(+ - ( ) .) 30文字まで 携帯電話の番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
Email (2)   英字、数字、記号 250文字まで Emailアドレスを指定します。
URL (2)   英字、数字、英字 + 漢字、平仮名、カタカナ 250文字まで URL を指定します。http:// または https:// または ftp:// で始まる URL のみ登録できます。www. からの場合エラーとなります。
メモ   - 2,000文字まで メモを記入します。