Sansan

名刺データをインポートする

Sansanに名刺データを登録するには、スキャン以外にもCSVファイルを用いて一括登録(インポート)する方法があります。ここでは名刺データのインポート方法についてご案内します。

ほかのシステムやExcelで管理していたデータをSansanに移行したい場合は、専用フォーマットに従ってCSVファイルを整形してから、本機能をご利用ください。

 

ポイント

  • 本機能を利用するには管理者権限が必要です。
  • インポートで登録した名刺は課金対象ではございません
  • インポート処理を実行しても、即時には反映されません。インポートが完了したあと、操作ユーザのメールアドレス宛てに完了通知メールが送信されるまで、しばらくお待ちください。
  • 一度にインポートできる名刺データは最大で10,000件(CSVファイルで10,000行)です。
  • 名刺画像はインポートできません
  • 専用フォーマットに記載されている項目だけをインポートできます。
  • 名寄せに関する注意点については [こちら] をご覧ください。
  • 名刺データのインポートに関して、よくあるエラーと解決方法は[こちら] をご覧ください。
  • Eight のデータをインポートする場合は [こちら] をご覧ください。

 

手順

1. 画面右上の[<自分の名前>さん]-[管理者設定]>[名刺インポート]をクリックします。 [名刺インポート]画面が表示されます。

 

2.[フォーマットのダウンロード]ボタンをクリックします。 専用フォーマット(CSVファイル)がダウンロードされます。


3. ダウンロードしたCSVファイルの2行目以降に、名刺データを入力して保存します。 CSVファイルの1行目は編集しないでください。
各項目の入力ルールについてはは [こちら] をご覧ください。

4.[名刺インポート]画面で[ファイルの選択]ボタンをクリックし、手順3で保存したCSVファイルを選択します。 選択したファイル名が表示されます。


5. [チェックを開始する]をクリックします。 エラーがある場合は、リンクが表示されます。リンクをクリックすると、エラー箇所を記載したファイルをダウンロードできます。エラーを修正したあと、CSVファイルを再チェックしてください。 チェック結果に問題がない場合は、「インポートの準備ができました」と表示されます。次の手順に進んでください。


(エラーが発生した場合)

 

6. [インポート開始]ボタンをクリックします。 インポート処理のステータスが表示されます。


インポート開始直後のステータスは [処理開始待ち] です。
処理が開始すると、[インポート処理中] となります。処理が開始してから、完了するまでの時間の目安は、1,000件あたり30分程度です。
インポート完了時は、操作ユーザ宛にインポートが完了した旨のメールが送信されます。
※ タイミングにより、インポート処理の開始に時間がかかることがあります。

 

 

インポート処理のステータスについて
インポートを開始すると、インポート処理のステータスが表示されます。
各ステータスについて以下に説明します。

ステータス 説明
処理開始待ち [インポート開始]ボタンをクリックしてから、実際にインポート処理が開始されるまでの状態です。 インポート処理が開始されるまでの時間は、インポートするデータの件数やサーバーの状態によって変動するため、このステータスがしばらく表示されていることがあります。
インポート処理中 データのインポート処理が実際に行われている状態です。
インポート処理が開始されるまでの時間は、データ件数や他者データの処理状況により変動致します。
インポート完了 インポート処理が完了した状態です。 インポートを開始したユーザのメールアドレス宛てに完了通知メールが送信されます。
エラー有り インポート処理は完了していますが、エラーが発生したためインポートされていない名刺データがあります。 完了通知メールに、エラーが発生した名刺データの件数などの情報が記載されます。

 

補足1

インポートした名刺データには自動で[Import_yyyymmdd_xx]というタグが付与されます。インポートした名刺データを検索する際に使用できます。

 

 

補足2

※専用フォーマット(CSVファイル)の入力ルール

項目 必須項目 使用できる文字種 最大文字数 説明・注意事項
名刺所有者
ユーザID
半角のみ 英字、数字、記号のみ 制限なし Sansan のユーザIDです。どのユーザのデータとしてインポートするかを指定します。(参考:ユーザIDとは
名刺交換日   数字、一部の記号(/-)のみ 10文字まで 名刺交換を行った日付です。 「2010/01/01」または「2010-01-01」の形式で入力してください。
タグ   制限なし 1タグあたり50文字まで
  • 名刺に付けるタグを入力します。複数のタグを付ける場合は、半角セミコロン (;) で区切ってください。
  • インポート前にタグ名が重複しないよう変更してください。企業内で同一タグ名が複数存在する場合、どのタグを付与するかの指定ができません。
  • 登録されていないタグを入力した場合、名刺所有者(A列)の非公開マイタグとして新規作成されます。インポート後、インポート操作を行ったユーザから検索することはできませんのでご注意ください。
    (参考:タグの共有、非公開、公開の違いについて)
会社名   制限なし 250文字まで 会社名を入力します。会社名が空欄の場合は[(なし)]と登録されます。 省略された法人格は自動で変換されます。 例:(株)、㈱ → 株式会社 ただし、全角かっこの(株)などは自動変換の対象外です。
会社名 (英名)   英字、数字、記号のみ 250文字まで

英語の会社名がある場合に入力します。全角文字は半角文字に自動で変換されます。

会社名 (カナ)   片仮名、英字、数字、一部の記号(・--')のみ 250文字まで
  • 会社名の読み仮名を入力します。会社名の検索や一覧画面の並べ替え機能で利用します。Sansanをより便利に活用していただくために、入力をおすすめします。 例:Sansan株式会社の場合→サンサン
  • 平仮名や半角片仮名の場合は全角片仮名に自動で変換されます。ただし、「゙(半角濁点)」「゚(半角半濁点)」が単独で入力されている場合は削除されます。
部署名   制限なし 250文字まで 部署名を指定します。
役職   制限なし 250文字まで 役職名を指定します。
氏名 [姓]   制限なし 250文字まで 人物の姓を指定します。
姓が空欄の場合、「(なし)」と登録されます。
氏名 [名]   制限なし 250文字まで 人物の名を指定します。
氏名
(カナ) [姓]
  片仮名、半角英字、数字、一部の記号(・--')のみ 250文字まで
  • 姓の読み仮名を入力します。氏名の検索や一覧画面の並べ替え機能で利用します。Sansanをより便利に使用していただくために、入力をおすすめします。
  • 平仮名や半角片仮名の場合は全角片仮名に自動で変換されます。 ただし、「゙(半角濁点)」「゚(半角半濁点)」が単独で入力されている場合は削除されます。
氏名
(カナ) [名]
  片仮名、半角英字、数字、一部の記号(・--')のみ 250文字まで
  • 名の読み仮名を入力します。氏名の検索や一覧画面の並べ替え機能で利用します。Sansanをより便利に使用していただくために、入力をおすすめします。
  • 平仮名、半角片仮名の場合は全角片仮名に自動で変換されます。ただし、「゙(半角濁点)」「゚(半角半濁点)」が単独で入力されている場合は削除されます。
郵便番号 (1)   英数字、一部の記号(ハイフン、スペース)のみ ハイフンとスペースを除く10文字まで

郵便番号を入力します。全角文字は半角文字に自動変換されます。ハイフンとスペースは除外して登録されます。

住所 (1)
[全て]
  制限なし 1,000文字まで 住所を指定します。住所は、1) 都道府県、2) 市区町村、3) 町域・番地+ビル名の三つに自動的に分割して登録されます。
※「町域・番地」と「ビル名」は分割されず、「ビル名」は「町域・番地」項目に含まれます
※ 海外の住所の場合、自動分割されません。
TEL-1 (1)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで 電話番号を指定します。
例 : 0120.1111.2222 → 0120-1111-2222
※ (代表)、(内線)などの文字は登録出来ません。

以下5点は、自動変換されます。
  1. 全角を半角に変換
  2. 「.」とスペースを「-」に変換
  3. 「()」を - に変換
  4. 先頭の「(」と最後の「)」はブランクに変換
  5. 「-」が2つ以上続く場合は「-」に変換
TEL-2 (1)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで 注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
FAX (1)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで FAX番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
携帯電話 (1)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで 携帯電話の番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
Email (1)   英字、数字、記号のみ 250文字まで Emailアドレスを指定します。
URL (1)  

英字、数字、一部の記号(-._~!#$&'()*+,/:;=?@[])など

250文字まで

URLを入力します。http://、https://またはftp://で始まるURLのみ登録できます。www. から始まるURLなどはエラーとなります。

郵便番号 (2)   英数字、一部の記号(ハイフン、スペース)のみ ハイフンとスペースを除く10文字まで 郵便番号を入力します。全角文字は半角文字に自動変換されます。ハイフンとスペースは除外して登録されます。
住所 (2)
[全て]
  制限なし 1,000文字まで 住所を指定します。住所は、1) 都道府県、2) 市区町村、3) 町域・番地+ビル名の三つに自動的に分割して登録されます。
※「町域・番地」と「ビル名」は分割されず、「ビル名」は「町域・番地」項目に含まれます
※ 海外の住所の場合、自動分割されません。
TEL-1 (2)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで 注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
TEL-2 (2)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで 注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
FAX (2)   数字、一部の記号(+-().)のみ 30文字まで FAX番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
携帯電話 (2)   数字、一部の記号(+ - ( ) .) 30文字まで 携帯電話の番号を指定します。
その他注意点は、TEL-1 (1)と同じです。
Email (2)   英字、数字、記号 250文字まで Emailアドレスを指定します。
URL (2)   英字、数字、一部の記号 250文字まで URLを入力します。http://、https://またはftp://で始まるURLのみ登録できます。www. から始まるURLなどはエラーとなります。
メモ   制限なし 2,000文字まで メモを記入します。
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