送受信メールから、署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。表示された名刺候補の中から、ユーザーはマイデータに取り込む名刺を選択することができます。
利用するためには、管理者が機能の有効化を行い、メールを取り込む対象ユーザーを選択する必要があります。
名刺候補から作成された名刺は、名刺取り込み枚数にカウントされます。
名刺候補の表示期間は候補になってから30日間です。
目次
利用条件
本機能の利用には、以下が必要です。
- 管理者権限
- Gmail™、もしくはExchange Onlineとの接続
手順
機能の利用許可
- ［管理者設定］から［メール署名取り込み］をクリックします。
- 利用設定の「機能の利用許可」内「メール署名を自動で分析」の「利用を許可する」をチェックし保存します。
メールを取り込む対象となるユーザーを追加（Gmail™/Exchange Online共通）
取り込み対象ユーザー一覧の「追加」をクリックすると対象のユーザーを選択できます。
追加したユーザーのGmail™およびExchange Onlineとの接続が完了しているとメールの取り込みが開始されます。
メールを取り込む対象となるユーザーを削除（Gmail™/Exchange Online共通）
メールの取り込みを停止したいユーザーをチェックし、「削除」をクリックします。一覧から削除されるとメールの取り込み対象から外れます。
連携状況のステータスについて
| ステータス | 内容 |
|---|---|
| 連携中 | 送受信メールから、自動的に署名情報が取り込まれている状態です。 |
| 連携不可 | Gmail™/Exchange Onlineの接続が完了していないか、エラーにより機能の利用ができない状態です。 ステータス横の「詳細」をクリックし、［外部サービス連携］ の「Microsoft 365」および「Google」内「Exchange Online」「Gmail™」から連携設定をご確認ください。 |
利用停止したい場合
メール署名取り込みの機能を利用停止したい場合、利用設定の「機能の利用許可」内「メール署名を手動で分析」の利用を許可するチェックを外すと利用解除できます。
利用を停止すると、取り込み対象ユーザーはすべて解除され、取り込み済みの署名情報は非表示になります。
※ 取り込み済みの署名情報は、利用を再開すると表示されます。
メール署名を貼り付けて名刺作成
「機能の利用設定」の「メール署名を手動で分析」の利用を許可すると、メールの署名欄をコピーして貼り付けることによって手間なく名刺を作成することができる「メール署名を貼り付けて名刺作成」機能が利用できます。
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