名刺候補(メール署名取り込み)は、Google Workspace™ のGmail™ またはMicrosoft 365 Exchange Online のメール情報から、署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。メール情報から抽出した名刺候補の中から、マイデータに取り込む名刺を選択することができます。
ご利用には管理者が機能の有効化を行い、利用ユーザーとして連携設定をする必要があります。
・Google Workspace™ の設定方法は、こちら
・Microsoft 365 Exchange Online の設定方法は、こちら
・名刺候補の表示期間は候補になってから30日間です。
・取り込まれた名刺は、名刺取り込み枚数にカウントされます。
名刺候補になる条件の例
連携設定が行われた後に受信したメールから、システムが署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。
名刺候補として判定する条件の例:
- メールからメールアドレス、会社名、姓または名が抽出された場合
- 宛先(To)に連携ユーザーが含まれている場合(Cc、Bccは対象外)
- 返信されたメールの場合
- マイデータ内に同じ名刺が存在しない場合
- 名刺候補内に同じ名刺候補が存在しない場合
など
利用方法
マイデータに「追加する」場合
管理者がメール署名取り込み機能の連携設定をしている場合、 [名刺作成]のボタンの中に、 [名刺候補]のタブが表示されます。名刺候補があるとバッヂで件数が表示されます。
名刺として取り込みたい名刺候補を選択します。
名刺候補の編集画面が表示されます。 [① 情報元になったメールを見る]を選択すると、メールの一覧が表示されます。
他に類似のデータがある場合は、[② 他の候補]が表示され、クリックでデータ補完することができます。
名刺にする情報が正しいか確認した上で、[③ マイデータに追加]を選択すると、名刺として追加されます。
マイデータ追加後、[① 確認する] を選択すると、追加した名刺情報を確認することができます。
名刺一覧の並び順を[② 登録日順]に変更すると、追加された名刺が、名刺一覧の先頭に表示されるようになります。
名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。
マイデータに「追加しない」場合
名刺にしない場合はゴミ箱のアイコンを選択すると、一覧から削除されます。
削除後に表示される、[今後、この人物は表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。
名刺候補がある場合、 [名刺]タブに [名刺候補]ボタンが表示されます。
[名刺候補]ボタンをタップすると名刺候補の取り込み画面が表示されます。
マイデータに「取り込む」場合
名刺にする情報が正しいか確認した上で、[取り込む]を選択すると、名刺として追加されます。
名刺候補が複数ある場合は、[取り込む]を選択した後、次の名刺候補が表示されます。また、左右にスワイプして他の名刺候補を確認できます。
名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。
名刺情報を「修正する」場合
名刺情報を修正する場合、[修正]を選択してください。
修正し、[完了]をタップしてください。
マイデータに「取り込まない」場合
名刺として取り込まない場合は、[取り込まない]を選択すると名刺候補から削除されます。
削除後に表示される、[今後、この人物を表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。
名刺候補がある場合、 [名刺]タブに [名刺候補]ボタンが表示されます。
[名刺候補]ボタンをタップすると名刺候補の取り込み画面が表示されます。
マイデータに「取り込む」場合
名刺にする情報が正しいか確認した上で、[取り込む]を選択すると、名刺として追加されます。
名刺候補が複数ある場合は、[取り込む]を選択した後、次の名刺候補が表示されます。また、左右にスワイプして他の名刺候補を確認できます。
名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。
名刺情報を「修正する」場合
名刺情報を修正する場合、[修正]を選択してください。
修正し、[完了]をタップしてください。
マイデータに「取り込まない」場合
名刺として取り込まない場合は、[取り込まない]を選択すると名刺候補から削除されます。
削除後に表示される、[今後、この人物を表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。
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