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名刺候補(メール署名取り込み)を利用する

名刺候補(メール署名取り込み)は、Google Workspace™ のGmail™ または Microsoft 365 Exchange のメール情報から、署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。メール情報から抽出した名刺候補の中から、マイデータに取り込む名刺を選択することができます。

ご利用には管理者が機能の有効化を行い、利用ユーザーとして連携設定をする必要があります。

・Google Workspace™ の設定方法は、こちら
・Microsoft 365 Exchange の設定方法は、こちら

・名刺候補の表示期間は候補になってから30日間です。
・取り込まれた名刺は、名刺取り込み枚数にカウントされます。

 

目次

 

名刺候補になる条件

  1. 連携設定が正常に行われていること。
  2. 連携後に受信した以下の条件を満たすメールから、メールアドレス、会社名、姓 or 名の3項目が抽出できた場合。
    1. a. 送信・下書き・スパム・ゴミ箱のメールではない
    2. b. 宛先(To)にユーザ自身が含まれている(Cc、Bccは対象外)
    3. c. 返信されたメールである
  3. 抽出した項目の内、メールアドレスが一致する名刺がマイデータに存在しなかった場合。
  4. 抽出した項目の内、入力値のある全項目が一致する名刺候補が存在しない場合。
  5. 名刺候補の削除後に表示される、[今後、この人物は表示しない]を選択していない場合。

など

 

利用方法

マイデータに「追加する」場合

管理者がメール署名取り込み機能の連携設定をしている場合、 [名刺作成]のボタンの中に、 [名刺候補]のタブが表示されます。名刺候補があるとバッヂで件数が表示されます。

名刺として取り込みたい名刺候補を選択します。

 

名刺候補の編集画面が表示されます。 [① 情報元になったメールを見る]を選択すると、メールの一覧が表示されます。

他に類似のデータがある場合は、[② 他の候補]が表示され、クリックでデータ補完することができます。

名刺にする情報が正しいか確認した上で、[③ マイデータに追加]を選択すると、名刺として追加されます。

 

 

マイデータ追加後、[① 確認する] を選択すると、追加した名刺情報を確認することができます。

名刺一覧の並び順を[② 登録日順]に変更すると、追加された名刺が、名刺一覧の先頭に表示されるようになります。

 

 

名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。

 

 

 

マイデータに「追加しない」場合

名刺にしない場合はゴミ箱のアイコンを選択すると、一覧から削除されます。

 

 

削除後に表示される、[今後、この人物は表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。

 

 

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