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名刺候補(メール署名取り込み)を利用する

名刺候補(メール署名取り込み)は、Google Workspace™ のGmail™ または Microsoft 365 Exchange のメール情報から、署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。メール情報から抽出した名刺候補の中から、マイデータに取り込む名刺を選択することができます。

ご利用には管理者が機能の有効化を行い、利用ユーザーとして連携設定をする必要があります。

・Google Workspace™ の設定方法は、こちら
・Microsoft 365 Exchange の設定方法は、こちら

・名刺候補の表示期間は候補になってから30日間です。
・取り込まれた名刺は、名刺取り込み枚数にカウントされます。

 

目次

 

名刺候補になる条件

  1. 連携設定が正常に行われていること。
  2. 連携後に受信したメールから、メールアドレス、会社名、姓 or 名の3項目が抽出できた場合。
  3. 抽出した項目の内、メールアドレスが一致する名刺がマイデータに存在しなかった場合。
  4. 抽出した項目の内、入力値のある全項目が一致する名刺候補が存在しない場合。
  5. 名刺候補の削除後に表示される、[今後、この人物は表示しない]を選択していない場合。

 

利用方法

マイデータに「追加する」場合

メール署名取り込み機能をご契約されている場合、ログインすると名刺一覧の左下に名刺候補アイコンが表示されます。管理者が連携設定をし、名刺候補があるとバッヂで件数が表示されています。

 

 

選択すると、名刺候補の一覧が表示されます。情報を確認し、名刺として取り込みたい名刺候補を選択します。

 

 

名刺候補の編集画面が表示されます。 [① 情報元になったメールを見る]を選択すると、メールの一覧が表示されます。

他に類似のデータがある場合は、[② 他の候補]が表示され、クリックでデータ補完することができます。

名刺にする情報が正しいか確認した上で、[③ マイデータに追加]を選択すると、名刺として追加されます。

 

 

マイデータ追加後、[① 確認する] を選択すると、追加した名刺情報を確認することができます。

名刺一覧の並び順を[② 登録日順]に変更すると、追加された名刺が、名刺一覧の先頭に表示されるようになります。

 

 

名刺候補から作成されると、[名刺候補から作成]と表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。

 

 

 

マイデータに「追加しない」場合

名刺にしない場合はゴミ箱のアイコンを選択すると、一覧から削除されます。

 

 

削除後に表示される、[今後、この人物は表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。

 

 

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