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名刺候補(メール署名取り込み)を利用する

名刺候補(メール署名取り込み)は、Google Workspace™ のGmail™ またはMicrosoft 365 Exchange Online のメール情報から、署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。メール情報から抽出した名刺候補の中から、マイデータに取り込む名刺を選択することができます。

ご利用には管理者が機能の有効化を行い、利用ユーザーとして連携設定をする必要があります。

・Google Workspace™ の設定方法は、こちら
・Microsoft 365 Exchange Online の設定方法は、こちら

・名刺候補の表示期間は候補になってから30日間です。
・取り込まれた名刺は、名刺取り込み枚数にカウントされます。

 

名刺候補になる条件の例

連携設定が行われた後に受信したメールから、システムが署名を自動で抽出し、名刺候補として表示します。

名刺候補として判定する条件の例:

  • メールからメールアドレス、会社名、姓または名が抽出された場合
  • 宛先(To)に連携ユーザーが含まれている場合(Cc、Bccは対象外)
  • 返信されたメールの場合
  • マイデータ内に同じ名刺が存在しない場合
  • 名刺候補内に同じ名刺候補が存在しない場合

など

 

利用方法

PCの場合 iPhoneの場合 Android™の場合

マイデータに「追加する」場合

管理者がメール署名取り込み機能の連携設定をしている場合、 [名刺作成]のボタンの中に、 [名刺候補]のタブが表示されます。名刺候補があるとバッヂで件数が表示されます。

名刺として取り込みたい名刺候補を選択します。

 

名刺候補の編集画面が表示されます。 [① 情報元になったメールを見る]を選択すると、メールの一覧が表示されます。

他に類似のデータがある場合は、[② 他の候補]が表示され、クリックでデータ補完することができます。

名刺にする情報が正しいか確認した上で、[③ マイデータに追加]を選択すると、名刺として追加されます。

 

 

マイデータ追加後、[① 確認する] を選択すると、追加した名刺情報を確認することができます。

名刺一覧の並び順を[② 登録日順]に変更すると、追加された名刺が、名刺一覧の先頭に表示されるようになります。

 

 

名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。

 

 

 

マイデータに「追加しない」場合

名刺にしない場合はゴミ箱のアイコンを選択すると、一覧から削除されます。

 

 

削除後に表示される、[今後、この人物は表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。

 

 

名刺候補がある場合、 [名刺]タブに [名刺候補]ボタンが表示されます。
[名刺候補]ボタンをタップすると名刺候補の取り込み画面が表示されます。

 

マイデータに「取り込む」場合

名刺にする情報が正しいか確認した上で、[取り込む]を選択すると、名刺として追加されます。
名刺候補が複数ある場合は、[取り込む]を選択した後、次の名刺候補が表示されます。また、左右にスワイプして他の名刺候補を確認できます。

 

名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。

 

名刺情報を「修正する」場合

名刺情報を修正する場合、[修正]を選択してください。

 

修正し、[完了]をタップしてください。

 

マイデータに「取り込まない」場合

名刺として取り込まない場合は、[取り込まない]を選択すると名刺候補から削除されます。

 

削除後に表示される、[今後、この人物を表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。

 

名刺候補がある場合、 [名刺]タブに [名刺候補]ボタンが表示されます。
[名刺候補]ボタンをタップすると名刺候補の取り込み画面が表示されます。

 

マイデータに「取り込む」場合

名刺にする情報が正しいか確認した上で、[取り込む]を選択すると、名刺として追加されます。
名刺候補が複数ある場合は、[取り込む]を選択した後、次の名刺候補が表示されます。また、左右にスワイプして他の名刺候補を確認できます。

 

名刺候補から作成されると、[メール署名から作成]というラベルが表示されます。名刺交換をしていないので、名刺交換日の日付は表示されません。

 

名刺情報を「修正する」場合

名刺情報を修正する場合、[修正]を選択してください。

 

修正し、[完了]をタップしてください。

 

マイデータに「取り込まない」場合

名刺として取り込まない場合は、[取り込まない]を選択すると名刺候補から削除されます。

 

削除後に表示される、[今後、この人物を表示しない]を選択すると、同一のメールアドレスの人物の情報を取得しても、再表示されなくなります。

 

 

※ Google Workspace、Gmail、Android は Google LLC の商標です。

※ Microsoft 365、Exchange Onlineは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

※ iPhoneは、米国その他の国や地域で登録されたApple Inc.の商標です。iPhoneの商標はアイホン株式会社のライセンスにもとづき使用されています。

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