メール一括配信を行う – Sansanサポートセンター

ここでは、メール一括配信機能の操作手順についてご案内します。
メール配信機能を使うと、例えば、私信メールのように、個々のメールアドレス宛てに1通ずつに配信したかのように振る舞うこともできます。

本機能はスマートフォンアプリでは利用できません。

利用条件

本機能の利用には、[メール配信] 権限が必要です。

仕様説明

宛先の指定はタグを利用します。配信ごとに配信用の宛先タグを指定してください。
宛先として問題がないか、メッセージ機能を利用し同僚へ確認をとることも可能です。
HTMLメールで配信を行った場合、メールの開封状況を確認することができます。
メール作成でリンククリックを取得する設定で配信を行った場合、メール内のURLのクリック状況を確認することができます。
データ入力中の名刺にも配信が可能です。
データ入力中の名刺についてはこちらをご覧ください。
メール一括配信で宛先に複数のタグを選択することはできません。選択できるタグは1つだけです。複数のタグを一つにまとめる方法はこちらをご確認ください。

手順

1．メール種別の選択
2-1．配信内容の入力
2-2. リンククリックの指定
3-1．宛先用タグ・フィルターの指定
3-2．タグ付け・同僚への宛先確認
3-3．宛先の最終確認
4．配信日時の指定

配信画面へのアクセス方法

[メール配信] > [メール作成・編集] をクリックします。

1.メール種別の選択

[メールマガジン形式]、[One to One形式]、[個人利用]のいずれかを選択して[次へ進む]をクリックします。

2-1.配信内容の入力

メール形式、差出人名や件名、本文など必要情報を入力します。

必要に応じてテンプレート、差し込み文字、添付ファイル、テストメール送信機能をご利用ください。

2-2.リンククリックの指定

メール内のURLがクリックされたか取得したい場合は[取得する]を選択します。

※HTMLメール、テキストメールいずれも取得することができます。

※取得する場合、URLがクリック取得用のURLに自動で書き換わります、そのため必ずテストメールでメール内容を確認してください。

3-1. 宛先用タグの指定

宛先を指定するため、宛先用タグを作成または指定をしてください。

＜タグを新規作成する場合＞

1.任意のタグを指定して、[作成]を押してください。
タグ名は、デフォルトでは「YYYYMMDD_メール一括配信宛先」となります。必要に応じて変更してください。

2.宛先用タグが正しいことを確認して、[タグ付けを開始]を押します。

3.メールを配信したい名刺に対してタグ付けを行います。

4.タグ付けが完了したら、画面最下部の[タグ付け完了]ボタンを押し、配信作業を再開してください。

＜作成済みのタグから選択する場合＞

1.[作成済みのタグを選択]を選びます。

2.下のプルダウンから宛先としたいタグを選択します。

※ここで選択したタグの「子タグ」は宛先に含まれません。

＜共通手順＞

必要に応じて除外する宛先を選択し、[次へ進む] を押してください。

[データ入力中の名刺] を選択すると、データ入力中の名刺が宛先から外れます。
[配信拒否リスト] [ブラックリスト] についてはこちらをご覧ください。
[利用開始前,停止中のユーザが所有している名刺]を選択すると、Sansan利用開始前のユーザーと一時停止の状態にあるユーザーが保持している名刺が宛先から外れます。
[退職済み設定の名刺]を選択すると、退職済みの設定をしている名刺が宛先から外れます。

3-2.タグ付け・同僚への宛先確認

宛先タグの選択および、タグ付けが完了後、同僚へ宛先確認を[依頼しない]か[依頼する]を選び、
[次へ進む]を押してください。
※ [依頼しない]を選んだ場合は「3-3.宛先の最終確認」へ進みます。

＜「依頼する」を選択した場合＞

1.[メッセージを作成]をクリックします。クリックするとポップアップが表示されます。

2.[依頼する同僚]に表示された同僚を確認してください。宛先名刺の所有者が自動的に追加されています。
また、 [メール配信の目的・期限]へ内容を記入し、画面下の[メッセージを送信]を押してください。

3.依頼送信後は、[対応状況の確認]より、同僚の確認作業の進捗を見ることができます。全員が完了し、進捗バーが100%になりましたら、[次へ進む]を押してください。

※ [詳細を確認]から、任意の名刺を宛先に含める／除外することで強制的に完了させたり、[未完了に戻す]ことも可能です。

3-3.宛先の最終確認

宛先、差出人、差出人署名が正しいかご確認の上、[次へ進む]をクリックしてください。
必要に応じて[入力不可文字を修正する]や[宛先から外す]をご利用ください。
※[送信プレビュー]を利用すると配信予定のメールの内容が、差し込み文字が反映された状態でご確認いただけます。

4 .配信日時の指定

配信日時は[即時配信]と[日時を指定して配信]の2種類が選択できます。
配信日時を設定し、[確認]をクリックしてください。

（承認設定がされていない場合）
最終チェックとして、配信情報の確認を行ってください。
問題なければ[配信を予約]をクリックしてください。

（承認設定がされている場合）
最終チェックとして、配信情報の確認を行ってください。
問題なければ[配信を申請]をクリックしてください。
承認者による承認後、メール配信が実行されます。
※承認設定がされている場合、承認者が最終確認で表示されます。

注意事項

CC / BCCの宛先指定はできません。
受信者が別の受信者のメールアドレスを閲覧することはできませんのでご安心ください。
1回の配信可能上限数は10万件、月の配信可能上限数は20万件です。
上限数はご契約企業様単位で適用されます。ユーザー単位ではありません。
配信キャンセルは、配信5分前まで可能です。
承認設定がされている場合、承認者が承認の処理を行わない限りメールは配信されません。
配信申請中のメール配信はメール配信ユーザーによるキャンセルができません。[メール配信画面] > [配信申請中]タブより該当メールを選択し、承認者に差し戻しの実施を依頼してください。
ドメイン認証未設定時に「@gmail.com」または「@googlemail.com」を含むメールアドレスを、宛先に指定することはできません。ドメイン認証設定を行うか、該当の宛先を外してください。